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• Prozessorientiertes Anforderungsmanagement

  Prozessorientiertes Anforderungsmanagement

  Erfolgreich digitalisieren. Erfolgreich die Digitale Transformation beschreiten.

  Bei der Digitalisierung wie auch bei der Digitalen Transformation können die treibenden Faktoren mit gegenseitiger Wechselwirkung in den Bereichen Customer Journey, Geschäftsprozessmanagement, Strategie, Controlling und Unternehmensorganisation sowie Change Management und IT/Technologie verortet werden. Meine Leidenschaft ist das prozessorientierte Anforderungsmanagement, worüber die diversen Anforderungen aus den verschiedenen Bereichen ermittelt, analysiert, spezifiziert validiert und dokumentiert werden.

  

  Im Einzelnen bedeutet das:

  Die Customer Journey liefert wichtige Aussagen zur Kundenreise und den relevanten Touchpoints.

  Mit dem Prozessmanagement werden diese Impulse End-to-End im Unternehmen verankert.

  Die Strategie liefert Vorgaben zum kurz- und langfristigen (operativen / strategischen) Planungshorizont.

  Mit dem Controlling wird abgestimmt, welche Kennzahlen der „digitalen Reise“ aller Nutzer zum Monitoren der Prozesseffizienz benötigt werden, um zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens beizutragen.

  Verantwortlichkeiten werden über die Unternehmensorganisation verankert. Sie bildet den Rahmen um die Ausführung und Arbeitsweise der benötigten Rollen, deren Rechte und Pflichten.

  Digitalisierung und Transformation bedürfen eines integrativen Change Managements, unter dessen Obhut die notwendigen Maßnahmen, Aufgaben und Tätigkeiten den Wandel im Unternehmen begleitend und unterstützend zusammengeführt werden.

  Letztlich befähigt das prozessorientierte Anforderungsmanagement die IT/Technologie die benötigte IT-Infrastruktur (Hard- und Software) bereitzustellen, welche wiederum die Prozesse im Unternehmen befähigt.
• Die DSGVO-Konformität als weiteres Ergebnis effektivitäts- und effizienzsteigernder Maßnahmen

  – Prozessmanagement als Enabler-

  In den Wettbewerb gehen und am Markt bestehen. Vielleicht den einen kleinen Vorteil ausschöpfen und dadurch dem Wettbewerb eine Nasenlänge im Voraus sein. Wirtschaftlich denkende Unternehmer haben stets ihre gesteckten Ziele im Auge und verfolgen diese mit höchstmöglicher Präzision. „Unkosten“ vermeiden! Ziel ist es, effektiv zu sein, effizient zu sein und Steigerungsraten unterschiedlichster Art zu verfolgen.

  Und dann war da noch die DSGVO. Zeit. Aufwand. Transparenz. „Wofür und für wen?“ kann man sich fragen. Die EU-Kommission ist der Auffassung, dass die verstärkten Datenschutzvorschriften den Menschen eine bessere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten gibt und die Unternehmen von der Wettbewerbsgleichheit profitieren [Europäische Kommission]. Für Unternehmer ist die DSGVO-Konformität zunächst einmal eine Investition, die gerne nach Möglichkeit ein wenig rausgeschoben werden kann. Sie hat den Ruf eines Kostenfaktors. Denn Gewinne von ihr versprechen sich die Unternehmen zunächst nicht. Und Wettbewerbsgleichheit kann erst dann bestehen, wenn alle Unternehmen gleichermaßen die DSGVO umgesetzt haben. Ein Vorteil lässt sich, zumindest aus Sicht der Unternehmen, nicht wirklich direkt erkennen.

  

  Wäre da nicht die Forderung nach Transparenz in den Verarbeitungsprozessen innerhalb eines Unternehmens. Oder wie es in den VdS-Richtlinien zur Umsetzung der DSGVO formuliert ist: „Die Einhaltung der verschiedenen Anforderungen muss in jedem Prozess des Unternehmens sichergestellt werden.“ Letztlich heißt das, Trennung der Funktionen, Festlegung eindeutiger Verantwortlichkeiten inklusive der entsprechenden umfassenden Dokumentationen. Natürlich kann man bei diesen Aufgabenpaketen schnell zu dem Schluss kommen, dass diese im Widerspruch zu Effektivität und Effizienz und erst recht zu erfreulichen Steigerungsraten stehen. Damit aber weit gefehlt. Der Hinweis zu den Prozessen lässt aufhorchen. Per Definition sind Prozesse durch einen definierten Input und einen definierten Output gekennzeichnet, welcher das Arbeitsergebnis von verbundenen Aktivitäten ist. Wirklich interessant wird es aber, wenn Prozesse konsistent gemanagt werden. Denn mit dem Prozessmanagement werden die zielorientierte Steuerung, Umsetzung und Erfolgskontrolle der Prozesse im Unternehmen sichergestellt. Dazu gehört ebenso die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Berücksichtigung der Prozesse in den Unternehmensstrukturen sowie die kurzfristige (operative) und langfristige (strategische) Steuerung. Letztlich finden wir im Prozessmanagement all das wieder, was zur Herstellung der DSGVO-Konformität benötigt wird.

  Das originäre Ziel des Prozessmanagements besteht darin, die Effektivität, Effizienz und Transparenz der Zielerreichung im Unternehmen zu steigern. DSGVO, Effektivität und Effizienz sowie Transparenz müssen sich also zwangsläufig nicht widersprechen. Ganz im Gegenteil, als ein weiteres Ziel kann formuliert werden, die DSGVO-Konformität mit Prozessen herzustellen.

  Nicht zuletzt ist neben dem Wettbewerb auch die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Sie sind fester Bestandteil von Geschäftsprozessen [VdS 10010 : 2017-12 (01)]. Änderungen an Gesetzen, Richtlinien oder Verordnungen haben direkten Einfluss auf Geschäftsprozesse. Mit gemanagten Prozessen können Änderungen an Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen einfach und unkompliziert aufgefangen und in das Unternehmen eingebracht werden. Der Risikofaktor Kosten wird minimiert. Prozesse und Prozessmanagement bieten damit einen weiteren Vorteil im Wettbewerb: Eine Nasenlänge im Voraus.

  Welche Erfahrungen haben Sie in diesem Bereich sammeln können?

  Zu diesem Thema haben wir das Seminar „DSGVO-Konformität herstellen mit Prozessmanagement“ in Zusammenarbeit mit dem TüV Rheinland entwickelt.

  Quellennachweis:

  [Europäische Kommission] https://ec.europa.eu/commission/priorities/justice-and-fundamental-rights/data-protection/2018-reform-eu-data-protection-rules_de (05.09.2019, 10:13)

  [VdS 10010 : 2017-12 (01)] https://vds.de/fileadmin/vds_publikationen/vds_10010_web.pdf (05.09.2019, 10:13)